Business travel: come organizzare trasferte per un team aziendale
Se sei un imprenditore, sai bene quanto sia cruciale pianificare viaggi di lavoro per soddisfare le esigenze del tuo business e promuovere il team building.
Organizzare trasferte aziendali offre a manager, dipendenti e collaboratori l’opportunità di partecipare a eventi di settore, fiere e convegni, ma anche di offrire assistenza in loco, stringere nuove partnership commerciali, rafforzare quelle esistenti e promuovere il proprio brand. Data, quindi, la sua importanza, un viaggio di lavoro va pianificato con massima cura e attenzione.
Ecco come organizzare trasferte di lavoro in maniera semplice ma efficace.
Chi si occupa di organizzare i viaggi aziendali?
Come già accennato, le trasferte aziendali sono un’enorme opportunità per far crescere il proprio business, ma per pianificarle al meglio, occorrono competenze specifiche, preparazione e ottime capacità organizzative.
Per questo motivo, nelle medie e grandi imprese, la gestione dei viaggi aziendali è spesso affidata a un travel manager, un professionista esperto nella pianificazione e coordinazione di ogni aspetto della trasferta aziendali: dalla prenotazione degli hotel fino alla scelta del mezzo di trasporto.
Nelle aziende più piccole, invece, questa responsabilità può ricadere sulla segretaria di direzione, sulle risorse umane o su altre figure deputate.
Indipendentemente da chi se ne occupi, organizzare un viaggio aziendale richiede la gestione di molti aspetti, tutti ugualmente importanti. Vediamo quali.
Come organizzare trasferte aziendali in pochi passi
Se devi organizzare viaggi aziendali, ecco alcuni utili suggerimenti su come organizzare le trasferte di lavoro in modo efficace:
- Conoscere le leggi e le regolamentazioni in materia: il datore di lavoro è tenuto a garantire la massima sicurezza dei propri dipendenti, in tutte le fasi del viaggio, nel rispetto della regolamentazione anti-infortunistica.
- Rispettare la travel policy aziendale: presenti nel regolamento aziendale, le linee guida stabilite nella travel policy aziendale forniscono i parametri da rispettare su come organizzare le trasferte.
- Definire il budget a disposizione: la definizione del budget, il monitoraggio delle spese di viaggio e la ricerca delle migliori offerte sono tutte fasi fondamentali nella pianificazione e gestione dei viaggi aziendali.
- Pianificare tutto in anticipo: questo consentirà di usufruire delle migliori offerte per viaggi e alberghi e darà a chi parteciperà alla trasferta il tempo di organizzarsi, a lavoro e nel privato.
- Informarsi sul paese di destinazione: se le trasferte aziendali sono all’estero, è essenziale essere informati sulla situazione geopolitica, normativa, visti e sugli eventuali rischi (naturali, sanitari e terroristici) del paese di destinazione. Per questi tipi di viaggi di lavoro, è necessario anche stipulare un’assicurazione, fondamentale in caso di annullamenti, infortuni o problemi di natura medica e sanitaria.
- Prenotare hotel e ristoranti: trattandosi di viaggi per incontri, fiere, eventi o convegni, è sempre preferibile optare per alloggi e ristoranti in posizioni facilmente raggiungibili o vicine a questi eventi.
- Organizzare le attività: per una gestione ottimale dei viaggi aziendali potrebbe risultare utile creare delle schede singole per ogni partecipante, in cui elencare impegni, incontri, riunioni e cene di lavoro.
- Occuparsi degli aspetti burocratici: prima delle trasferte aziendali, specie se all’estero, è fondamentale controllare tutti i documenti dei partecipanti (visti, passaporti, documenti d’identità, assicurazioni) con relative scadenze.
- Scegliere il mezzo di trasporto: un viaggio di lavoro ben organizzato richiede un mezzo comodo e sicuro, che offra ai partecipanti un spostamento tranquillo e confortevole. Un esempio di comodità, sicurezza e comfort è sicuramente il pullman.
Perché scegliere il pullman per i viaggi di lavoro e a chi rivolgersi?
Per organizzare trasferte aziendali di successo, come già detto, la scelta del mezzo di trasporto è molto importante e trattandosi di viaggi per più persone appartenenti ad un unico team, la scelta più adatta è il pullman.
Il noleggio del pullman con conducente, infatti, consente alla squadra di viaggiare tutti insieme, favorendo l’interazione e il rafforzamento del legame tra colleghi.
Inoltre, un viaggio di lavoro in pullman è:
- Comodo e sicuro, perché i moderni automezzi sono dotati di tantissimi comfort e dei migliori e più avanzati sistemi di sicurezza.
- Economico, perché i prezzi delle società di noleggio sono molto competitivi e possono essere spalmati su un numero maggiore di partecipanti.
- Pratico, perché si arriva direttamente alla meta e durante il viaggio si può lavorare, leggere, conversare o riposare in tranquillità.
Per le tue trasferte aziendali, affidati a una società di noleggio bus che garantisca affidabilità, alta qualità ed esperienza, come Iseco Bus.
Noi di Iseco disponiamo di personale esperto e altamente qualificato e offriamo una gamma di mezzi moderni di varie dimensioni, dai pullman Gran Turismo da 53, 55 o 20 posti, ai pratici minibus, perfetti per gruppi meno numerosi.
Oltre ad essere tecnologicamente all’avanguardia e dotati di ogni comfort necessario, tutti i nostri autobus vengono sottoposti a continui e rigidi controlli di manutenzione e periodicamente sanificati, grazie al nostro servizio Iseco Cleaning.
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