Business travel: come organizzare trasferte per un team aziendale
Se sei un imprenditore sai bene quanto i viaggi di lavoro siano importanti per venire incontro alle esigenze del tuo business, ma anche per fare team building.
Le trasferte, un tempo prerogativa solo dei manager, ma oggi anche di dipendenti e collaboratori, offrono la possibilità di partecipare a eventi di settore, fiere e convegni, ma anche di offrire assistenza in loco, stringere nuove partnership commerciali, rafforzare quelle esistenti e promuovere il proprio brand.
Per questi motivi, i viaggi aziendali vanno pianificati con massima cura e attenzione. Ecco, quindi, come organizzare trasferte di lavoro in maniera semplice ma efficace.
Chi è il travel manager e perché è importante
Come già accennato, le trasferte aziendali sono un’enorme possibilità per far crescere il proprio business, ma per pianificare al meglio i viaggi di lavoro, occorrono competenze specifiche, preparazione e ottime capacità organizzative.
Per questo motivo, nelle medie e grandi aziende, è spesso presente un travel manager, ossia un professionista in grado di gestire tutte le attività inerenti ai viaggi aziendali, dalle prenotazioni degli hotel alla scelta del mezzo di trasporto. Nelle imprese di piccole dimensioni, invece, la gestione delle trasferte di lavoro, solitamente, è demandata alla segretaria di direzione, alle risorse umane o ad altre figure deputate.
Indipendentemente da chi se ne occupi, organizzare un viaggio aziendale richiede la gestione di molti aspetti fondamentali, tutti ugualmente importanti: vediamo quali.
Ecco come organizzare trasferte aziendali in pochi step
Se sei in procinto di pianificare un viaggio di lavoro, ecco alcuni utili suggerimenti su come organizzare le trasferte aziendali in pochi passi:
- essere a conoscenza delle leggi e delle regolamentazioni in materia: il datore di lavoro è tenuto a garantire la massima sicurezza dei propri dipendenti, in tutte le fasi del viaggio, nel rispetto della regolamentazione anti infortunistica;
- consultare la travel policy aziendale: ogni trasferta di lavoro andrà pianificata nel rispetto della travel policy dell’azienda, vere e proprie linee guida, presenti nel regolamento aziendale, che forniscono i parametri da rispettare per l’organizzazione dei viaggi di lavoro;
- definire il budget a disposizione e le spese di viaggio: la definizione del budget, il monitoraggio delle spese e la ricerca delle migliori offerte per spostamenti e alloggi sono tutte fasi fondamentali nella pianificazione di un viaggio aziendale;
- pianificare tutto con parecchio anticipo: questo consentirà di usufruire delle offerte migliori per viaggi e alberghi e darà il tempo di organizzarsi, a lavoro e nel privato, a chi parteciperà alla trasferta;
- informarsi sul paese di destinazione: se il viaggio di lavoro è all’estero, è importante essere a conoscenza di alcune informazioni fondamentali circa il paese di destinazione, come la situazione geopolitica, gli eventuali rischi (naturali, sanitari e terroristici), le leggi che regolano il rapporto di lavoro, i visti d’ingresso, etc. Per le trasferte all’estero, è necessario anche stipulare una assicurazione sui viaggi di lavoro, fondamentale sia in caso di annullamenti che di infortuni o problemi di natura medica e sanitaria;
- scegliere e prenotare gli hotel e gli eventuali ristoranti per cene o pranzi programmati: trattandosi di viaggi di lavoro, dunque finalizzati ad incontri, fiere, eventi o convegni, è sempre preferibile optare per alloggi e ristoranti in posizioni comode e strategiche, facilmente raggiungibili dai luoghi deputati a queste attività;
- organizzare tutte le attività: potrebbe risultare utile creare delle schede singole per ogni partecipante, in cui elencare tutto ciò che farà e tutti gli impegni a cui adempiere, come incontri, riunioni, cene di lavoro, etc.;
- occuparsi di tutti gli aspetti burocratici: prima di una trasferta di lavoro, specie se all’estero, è fondamentale controllare tutti i documenti dei partecipanti (visti, passaporti, documenti d’identità, assicurazioni) con relative scadenze;
- scegliere il mezzo di trasporto: deve essere comodo, conveniente e sicuro, per garantire a tutti i partecipanti un viaggio tranquillo e confortevole, che consenta loro anche di interagire, socializzare e rafforzare lo spirito di squadra.
Perché scegliere il pullman per una trasferta aziendale?
Come abbiamo appena visto, per organizzare trasferte aziendali di successo, la scelta del mezzo di trasporto è molto importante. Trattandosi di viaggi per più persone, appartenenti però ad un unico team di lavoro, la scelta più adatta è il pullman.
Il noleggio del pullman con conducente, infatti, consente di viaggiare tutti insieme, dando la possibilità di parlare, creare aggregazione, condividere idee e suggerimenti, divertirsi e rinsaldare i legami tra colleghi.
Inoltre, viaggiare in pullman è:
- comodo e sicuro, perché i moderni automezzi sono dotato di tantissimi comfort e dei sistemi di sicurezza migliori e più avanzati;
- più ecologico, perché l’autobus inquina meno di altri mezzi;
- economico, perché i prezzi sono molto competitivi e spalmati su un numero maggiore di partecipanti;
- pratico, perché porta direttamente alla meta, ha un autista sempre a completa disposizione dei passeggeri e offre il tempo per lavorare, leggere, conversare o riposare.
Ciò che conta è affidarsi a una società di noleggio bus che ti garantisca affidabilità, alta qualità ed esperienza, come Iseco Bus: disponiamo di un personale esperto e qualificato e di una gamma di mezzi di varie dimensioni, come i pullman Gran Turismo da 53, 55 o 20 posti, o pratici minibus, perfetti per gruppi meno numerosi. Tutti i nostri autobus sono moderni, sottoposti a continui e rigidi controlli e periodicamente sanificati grazie al nostro servizio Iseco Cleaning.
Contattaci per avere tutte le informazioni di cui necessiti o richiedere un preventivo gratuito: saremo felici di aiutarti ad organizzare trasferte aziendali perfette per il tuo business.